Auto van de zaak als ZZP’er. Wat zijn de opties?

Auto van de zaak als ZZP'er

Minder belasting betalen met jouw auto?

Je kunt jezelf op allerlei manieren verplaatsen. Met de fiets, de auto, het openbaar vervoer… als je ondernemer bent zitten daar allerlei fiscale regeltjes aan vast. Bovendien kan jouw keuze in vervoer en de manier waarop je er mee omgaat een behoorlijk verschil maken in de belasting die je moet betalen. Denk bijvoorbeeld aan het kiezen voor een auto van de zaak of je privé auto zakelijk rijden. In deze blog leg ik precies uit hoe deze regels in elkaar zitten, zodat jij voor jezelf de juiste keuze kunt maken.

Belastingvoordeel auto van de zaak voor ZZP’ers

Net als in het geval van de fiets, kun je ervoor kiezen om je privé auto zakelijk te rijden, of een auto te rijden op naam van je bedrijf. De keuze die je hierin maakt, maakt veel verschil in de manier waarop je belasting betaalt en hoe veel belasting je betaalt. Welke optie voordeliger is, is volledig afhankelijk van jouw situatie.

Privé auto van de zaak rijden

In veel gevallen is het zakelijk rijden van je privé auto de meest gunstige optie. Als je hiervoor kiest, zijn er twee dingen die jou belastingvoordeel opleveren. Rijden met je privé auto betekent dat je alle kosten privé maakt, dus onderhoud, wegenbelasting en brandstof, maar ook kosten die je maakt voor wassen en parkeren. Daar tegenover staat dat je voor iedere kilometer die je zakelijk rijdt, je €0,19 per aan kosten mag aftrekken. En dat is niet het enige, je mag ook over het zakelijke deel de BTW terugvragen van alle kosten die je gemaakt hebt. Rij je 50% zakelijk? Dan mag je dus over 50% van je autokosten de BTW terugvragen.

Wat is ervoor nodig om belastingvoordeel uit zakelijk rijden te halen?

Kilometerregistratie bijhouden

Om de kosten over je gereden kilometers af te kunnen trekken, moet je jouw zakelijke kilometers bijhouden. Dit betekent dat je voor iedere zakelijke rit bijhoudt op welke datum je deze rit gereden hebt, van waar naar waar je hebt gereden en hoeveel kilometer je gereden hebt. Mocht je route afwijken van de meest gangbare, moet je aangeven waarom je bent afgeweken. Bijvoorbeeld vanwege file of wegwerkzaamheden. Je hoeft in dit geval dus alleen je zakelijke ritten bij te houden en niet je privé ritten. Er zijn diverse apps beschikbaar die je helpen om de zakelijke ritten te registreren, maar je kunt er ook voor kiezen de ritten bij te houden in een schriftje in de auto, in je telefoon of in Excel.

Bonnen en facturen bewaren

Om in aanmerking te komen voor de BTW aftrek over je zakelijke kilometers is het van belang dat je de kilometerstand op 1 januari en op 31 december registreert. Aan de hand daarvan kun je uitrekenen wat de verhouding is tussen de zakelijke en de privé kilometers. Blijkt uit je rittenregistratie dat je 15.000 zakelijke kilometers hebt gereden en is het verschil tussen de begin- en eindstand van de kilometerteller 30.000, dan kun je concluderen dat je 50% zakelijk hebt gereden. Je weet nu dus dat je over 50% van de kosten de BTW kunt terugvragen. De BTW kun je echter alleen terugvragen als je ook facturen en bonnen hebt van de kosten die je hebt gemaakt. Dit gaat om tankbonnetjes, maar ook om facturen van de garage bijvoorbeeld. Het bewaren van tankbonnetjes kan lastig zijn. Je krijgt ze niet standaard bij de pomp en als je ze krijgt, zijn het kleine bonnetjes die je makkelijk kwijtraakt.

Oplossingen om bonnen en facturen te bewaren

Hier zijn 2 oplossingen voor.

1. Direct digitaliseren

je kunt ervoor kiezen om na ontvangst van het bonnetje, deze direct te digitaliseren. Dit gaat heel makkelijk met de app Office Lens. Je maakt hiermee een scan die heel goed leesbaar is en je kunt de app koppelen aan je OneDrive, waardoor de bon ook direct op je computer staat. De tweede optie is het aanschaffen van een tankpas. Dit is een soort creditcard waarmee je kunt afrekenen bij de pomp. Aan het eind van de maand krijg je één factuur die je betaalt en die je kunt inboeken in je administratie. Dit scheelt een hoop gedoe, maar er zitten wel kosten aan vast. Reken dus voor jezelf uit of de kosten van een tankpas opwegen tegen het voordeel dat het je oplevert.

Rekenvoorbeeld: Stel, de kosten voor de tankpas zijn €10 per maand, je rijdt 50% zakelijk en je totale brandstofkosten zijn €2.500 incl. BTW per jaar. De BTW in dit bedrag is €434. Rij je 50% zakelijk, dan mag je dus de helft hiervan terugvragen, dat is €217. De kosten voor de tankpas zijn €120 per jaar. Het gebruik van een tankpas ten opzichte van het niet bijhouden van je tankbonnetjes levert je €97 op.

2. Bewaren van bonnetjes

Het alternatief is natuurlijk dat je ervoor kies om alle bonnetjes te bewaren, dan levert je dit €217 op, maar kost het je wel meer tijd. Aan jou de afweging of dat het waard is.

Vind je het te veel gedoe om de bonnetjes van het tanken bij te houden en is het aanschaffen van een tankpas niet rendabel? Dan kun je er ook voor kiezen om alleen de facturen van de garage voor onderhoud, nieuwe banden etc. te bewaren. Dit zijn vaak grotere bedragen en als het goed is heb je niet veel facturen per jaar, wat de administratieve last een stuk lager maakt.

Private lease auto zakelijk rijden

Zoals ik hiervoor uitlegde, mag je een deel van de BTW over onderhoudskosten en dergelijke van je privé auto terugvragen. Hoe zit dat dan met private lease? In het geval van private lease mag je alleen €0,19 over je zakelijke kilometers aftrekken. Het leasebedrag, of de BTW daarover, mag je niet aftrekken.

Auto als bedrijfseigendom

Gevolgen voor de inkomstenbelasting

Een auto aanschaffen op naam van je bedrijf betekent een investering voor je bedrijf. De auto wordt op de balans gezet en er wordt ieder jaar op afgeschreven. Dit betekent dat zolang de auto op de balans staat, de winst lager uitvalt, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Daarnaast kun je alle autokosten, waaronder onderhoud, tanken, parkeren, verzekering en motorrijtuigenbelasting ook aftrekken van de winst.

Bijtelling auto van de zaak voor ZZP’ers

Dit klinkt heel aantrekkelijk, maar naast alle aftrekposten betaal je ook bijtelling. De bijtelling kan behoorlijk oplopen, waardoor het zeker niet altijd opweegt tegen de voordelen ervan. Er is één mogelijkheid om je auto zakelijk te rijden en geen bijtelling te betalen. Dit kan wanneer je kunt aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met je auto. Je kunt dit aantonen door een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Dit houdt in dat je iedere kilometer die je rijdt verantwoordt. Zowel zakelijk als privé. Je houdt de datum van de rit bij, van waar naar waar je hebt gereisd, de begin- en eindstand van de kilometerteller en je geeft aan of de rit zakelijk of privé is. Er zijn diverse apps die je kunt gebruiken voor het bijhouden van je kilometers, maar je kunt dit ook bijhouden in een schriftje, in je telefoon of in Excel.

Wanneer je wel bijtelling betaalt, hoef je voor de inkomstenbelasting geen kilometeradministratie bij te houden. In 2020 geldt dat je over een benzine- diesel- of hybride auto 22% bijtelling betaalt. Dit houdt in dat 22% van de cataloguswaarde van de auto bij je inkomen wordt opgeteld en dat je daar extra belasting over betaalt.

Rekenvoorbeeld: Stel, je hebt een auto tweedehands gekocht voor €20.000. De cataloguswaarde van de auto is €45.000. De bijtelling is dan 22% van €45.000, dat is €9.900. Bij een inkomen van €30.000 betekent dat, dat je €3.772 extra belasting betaalt.

Bijtelling elektrische auto’s

Voor elektrische auto’s geldt een bijtelling van 8% tot een cataloguswaarde van €45.000. Over het bedrag daarboven betaal je 22% bijtelling. Dit geldt alleen voor auto’s die vanaf 2020 worden aangeschaft, daarvoor gold een bijtelling van 4% tot een cataloguswaarde van €50.000. Voor waterstof auto’s gelden dezelfde regels als voor elektrische auto’s. De bijtelling op elektrische auto’s wordt ieder jaar verhoogd.

Bijtelling oude auto’s

Voor auto’s van 15 jaar of ouder geldt een bijtelling van 35% op de dagwaarde, in plaats van op de catalogusprijs.

Gevolgen voor de BTW

Voor de BTW zijn er twee mogelijkheden als het gaat om een zakelijke auto. Je kunt ervoor kiezen in je administratie de verhouding tussen het privé- en het zakelijk gebruik van de auto bij te houden of niet.

1. Kilometerregistratie bijhouden

Het bijhouden van deze verhouding doe je middels een sluitende rittenregistratie. Dit betekent dat je iedere gereden kilometer kunt verantwoorden. Na afloop van het jaar kun je berekenen hoe veel BTW je hebt betaald over autokosten en daar een correctie voor maken in de BTW aangifte. Je kunt ervoor kiezen om het hele jaar alle BTW over de autokosten af te trekken en aan het eind van het jaar het deel privégebruik terug te betalen. Je kunt er ook voor kiezen de BTW gedurende het jaar niet terug te vragen en na afloop van het jaar te berekenen hoe veel BTW je nog mag terugvragen. In het eerste geval moet je terugbetalen, in het tweede krijg je aan het eind nog een bedrag van de Belastingdienst.

2. Geen kilometerregistratie bijhouden

Als je ervoor kiest om geen kilometers bij te houden, geldt een vastgesteld tarief voor privégebruik. Dit is vastgesteld op 2,7% van de cataloguswaarde inclusief BTW en BPM per jaar. Je mag dan alle BTW terugvragen, maar je corrigeert dit met 2,7%. Dit percentage geldt als je de BTW bij aanschaf hebt afgetrokken. In sommige gevallen kan dat niet, bijvoorbeeld als je de auto hebt gekocht bij een particulier. In dat geval mag je rekenen met 1,5% in plaats van 2,7%.

Rekenvoorbeeld: Stel, je hebt op 1 januari een auto tweedehands gekocht bij een garage voor €20.000. De cataloguswaarde van de auto is €45.000. Je rijdt 50% privé en de totale BTW op de autokosten, behalve de aanschafwaarde, is €1.500.

In het rekenvoorbeeld hieronder zie je dat het bedrag dat je mag aftrekken in het eerste jaar door de BTW op de aanschafwaarde hoger is wanneer je geen kilometeradministratie bijhoudt. In de jaren daarna is het andersom.

Rekenvoorbeeld Auto van de zaak als ZZP'er

Belastingvoordeel zakelijk leasen

Zakelijk leasen kan een aantrekkelijke optie zijn. Je hoeft niet ineens een grote investering te doen, je hebt geen omkijken naar verzekeringen, onderhoud en dergelijke en je rijdt in een nieuwe auto. Er zijn twee verschillende soorten lease te onderscheiden: financial lease en operational lease.

In het geval van operational lease ben je huurder van de auto. De maandelijkse leasetermijnen zijn volledig aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.

In het geval van financial lease ben je eigenaar van de auto. Je koopt de auto en betaalt hem in termijnen met rente af. De waarde van de auto zet je als investering op de balans, waardoor je recht hebt op afschrijving en renteaftrek. Overige autokosten mag je ook aftrekken. Dit verlaagt je winst, waardoor je minder belasting betaalt.

De regels voor bijtelling en BTW zijn hetzelfde als voor een auto die als bedrijfseigendom is aangeschaft. Klik hier voor meer informatie daarover.

Wat als klanten jouw reiskosten vergoeden?

Een vergoeding van jouw reiskosten door de klant zijn onderdeel van de omzet. Je factureert de reiskosten inclusief BTW met het BTW tarief dat van toepassing is op de vergoeding voor jouw diensten of producten. Voor je eigen inzicht is het handig om deze omzet op een aparte categorie te boeken. Zo maak je onderscheid tussen de daadwerkelijke omzet en de vergoeding die je krijgt voor kosten die je maakt.

Je bepaalt zelf welke vergoeding je vraagt voor jouw reiskosten. Minimaal wordt in de praktijk €0,19 per kilometer aangehouden, maar deze vergoeding is al lang niet meer voldoende om alle kosten mee te dekken. Een hogere vergoeding komt dus ook vaak voor. Door deze vergoeding op een aparte categorie te boeken en de autokosten ook, krijg je voor jezelf inzicht of de vergoeding die je vraagt in verhouding is met de kosten die je maakt.

Welke auto kilometers mag je als zakelijk registreren?

Alle kilometers die je rijdt naar (potentiële) klanten, werkafspraken, opleiding, inkopen die je moet doen etc. mag je opgeven als zakelijke kilometers. Zowel voor de inkomstenbelasting als voor de BTW.

Met woon-werkverkeer ligt dit anders. Voor de BTW mag je woon- werkverkeer niet aftrekken. Dit geldt als je een vaste werkplek buitenshuis hebt. Je mag deze kilometers wel opgeven voor de inkomstenbelasting. Houd je een kilometeradministratie bij? Dan is het dus verstandig om onderscheid te maken tussen woon- werkverkeer, zakelijke kilometers en, indien van toepassing, privé kilometers.

Wat als klanten jouw reiskosten vergoeden?

Een vergoeding van jouw reiskosten door de klant zijn onderdeel van de omzet. Je factureert de reiskosten inclusief BTW met het BTW tarief dat van toepassing is op de vergoeding voor jouw diensten of producten. Voor je eigen inzicht is het handig om deze omzet op een aparte categorie te boeken. Zo maak je onderscheid tussen de daadwerkelijke omzet en de vergoeding die je krijgt voor kosten die je maakt. Je bepaalt zelf welke vergoeding je vraagt voor jouw reiskosten. Minimaal wordt in de praktijk €0,19 per kilometer aangehouden, maar deze vergoeding is al lang niet meer voldoende om alle kosten mee te dekken. Een hogere vergoeding komt dus ook vaak voor. Door deze vergoeding op een aparte categorie te boeken en de autokosten ook, krijg je voor jezelf inzicht of de vergoeding die je vraagt in verhouding is met de kosten die je maakt.

Welke auto kilometers mag je als zakelijk registreren?

Alle kilometers die je rijdt naar (potentiële) klanten, werkafspraken, opleiding, inkopen die je moet doen etc. mag je opgeven als zakelijke kilometers. Zowel voor de inkomstenbelasting als voor de BTW.

Met woon-werkverkeer ligt dit anders. Voor de BTW mag je woon- werkverkeer niet aftrekken. Dit geldt als je een vaste werkplek buitenshuis hebt. Je mag deze kilometers wel opgeven voor de inkomstenbelasting. Hou je een kilometeradministratie bij? Dan is het dus verstandig om onderscheid te maken tussen woon- werkverkeer, zakelijke kilometers en, indien van toepassing, privé kilometers.

Tot slot

Er zijn heel veel verschillende regels als het gaat om vervoer en het is niet zo makkelijk om te zeggen wat de meest voordelige optie is, omdat dit van heel veel factoren afhankelijk is. Denk aan de hoeveelheid kilometers die je fietst of rijdt, de aanschaf- en catalogusprijs van het vervoersmiddel en de hoogte van je winst. In administratieve last die het met zich meebrengt zitten ook grote verschillen. Bovendien is het zeker niet onbelangrijk welk vervoersmiddel voor jou het fijnst is. Fiets je liever of zit je graag in de trein om nog even te kunnen werken?

Wil je weten wat voor jou de beste optie is? Stuur me gerust een berichtje!

Uitleg over boekhouden

Thessa

Met haar bedrijfskundige en cijfermatige achtergrond is Thessa in staat om met een overkoepelende blik met je mee te kijken, maar ook op detailniveau in te zoomen bij wat jou helpt en tegenwerkt. Toen zij als accountant aan het werk was, besefte zij dat er méér was, dan alleen reactief met cijfers van klanten bezig zijn. Ze gelooft dat de keuzes die je als ondernemer maakt op financieel gebied een belangrijk onderdeel van het fundament van je bedrijf vormen. Een BTW-aangifte of jaaropgave geeft je bijvoorbeeld wel inzicht, maar na indienen is het (te) laat is om er proactief op te reageren in je bedrijfsvoering. Door grip te houden op je eigen financiën en bewust te kiezen, houd je regie over je bedrijf en je leven. Alleen dan kun je echt je eigen droom leven!

  • […] kunt jezelf op allerlei manieren verplaatsen. Met de fiets, de auto, het openbaar vervoer… als je ondernemer bent zitten daar allerlei fiscale regeltjes aan vast en […]

  • […] is het zeker niet onbelangrijk welk vervoersmiddel voor jou het fijnst is. Rij je liever in de auto of zit je graag in de trein om nog even te kunnen […]

  • […] uur gewerkt in je onderneming? Dan heb je recht op meer aftrekposten. Zakelijke kilometers, met de auto of met de fiets, mag je ook […]

  • >

    Ben jij een groeiende ondernemer?

    En wil je de regie over je groei van je bedrijf weer terug?