Wat vertellen jouw cijfers?

Wat vertellen jouw cijfers? Een uitgebreide uitleg over boekhouden.

In dit artikel geef ik je uitgebreide uitleg over boekhouden. Heb jij het gevoel dat je jouw administratie alleen maar moet bijhouden om geen gezeur met de Belastingdienst of je leveranciers te krijgen? Of om zo min mogelijk belasting te betalen?

Of zie je al in dat er meer is dan dat?

Uitleg over boekhouden

Ik ben ervan overtuigd dat je cijfers je ontzettend veel kunnen vertellen. En dat je boekhouding een hele waardevolle tool is om jou te helpen keuzes te maken in jouw bedrijf en daarbuiten. Voor nu en de toekomst. Mits de basis van jouw administratie is ingericht op een manier die bij jou, je bedrijf en je toekomstplannen past. Hoe dan? Dat vertel ik je in deze blog!

Uitleg over jouw boekhouding

De administratie van jouw bedrijf begint bij jouw boekhouding. Je stuurt facturen, je ontvangt facturen en er gaat geld in en uit je bedrijf. Daarnaast doe je investeringen, betaal je belasting en heb je eventueel te maken met salarisadministratie. Hoe zorg je dan dat je al deze gegevens op een makkelijke en efficiënte manier verwerkt? En belangrijker nog, dat jij informatie kunt halen uit al deze gegevens.

Inrichting van je boekhouding

Je kunt je boekhouding op allerlei verschillende manieren inrichten. Er zijn tal van systemen beschikbaar en binnen die systemen ontelbaar veel mogelijkheden. De eerste stap is het kiezen van een systeem dat bij jou past. Wat daarin belangrijk is, is het volgende:

  • Kies een systeem dat voor jou gebruiksvriendelijk is
  • Kijk naar de mogelijkheden voor automatische koppelingen met bijvoorbeeld je bankrekening, Mollie of webshop
  • Let op de kosten in verhouding tot de mogelijkheden

Uitleg over boekhouden: welke pakketten zijn het beste?

Vaak kun je pakketten een tijdje gratis uitproberen. Zo kun je ontdekken hoe intuïtief het programma voor jou werkt. Moneybird, Snelstart en Jorrt zijn veelgebruikte pakketten voor ZZP’ers en kleine MKB’ers.

Inrichting van het boekhoudsysteem

De volgende stap is de inrichting van het systeem. Voor jou is het belangrijk om te weten waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Maak daarom verschillende categorieën die jou inzicht geven in de kosten en de opbrengsten. Zo krijg je inzicht in wat voor jou winstgevend is en wat niet.

Maak binnen je omzet onderscheid in:

  • het soort producten of de manier waarop je het aanbiedt
  • Inkoopkosten (zo kun je de marge berekenen van de verschillende categorieën) 
  • Bedrijfskosten (zoveel mogelijk)

Categorieën als ‘algemene kosten’ zijn nietszeggend. Bedenk welke kosten jij onder controle wilt houden en maak daar een aparte categorie voor aan.

Als je dit allemaal doet, geeft je resultatenrekening je superveel inzicht. Je ziet precies waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Het is aan jou om daarmee te doen wat voor jou en je bedrijf goed is.

Waarom je je boekhouding altijd up to date moet houden

Aan het eind van het kwartaal en na afloop van het jaar is het een heel gedoe om die boekhouding bij te werken. Bonnetjes zoeken, facturen verzamelen, bankafschriften inlezen. Of alles in een grote doos naar de boekhouder. Je denkt dan dat je ervan af bent, maar je krijgt nog een hele lading vragen terug. Kun je hier nog een bonnetje van vinden? Waar zijn deze kosten voor?

Wanneer je boekhouding altijd up to date is, verdwijnen al deze problemen als sneeuw voor de zon. Consequent zijn in het bijhouden van je boekhouding scheelt je ontzettend veel tijd, chaos en stress.  Je hoeft niet meer bang te zijn dat je bonnetjes of facturen kwijtraakt of dat je niet meer weet waar bepaalde uitgaven voor bedoeld waren. Bovendien vergeet je nooit meer een factuur te betalen en kun je je klanten er op tijd aan helpen herinneren dat ze jou nog moeten betalen.

Up-to-date boekhouding

Uitleg over boekhouden: hoe houd je deze up to date?

Het bijhouden van je boekhouding hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Zeker wanneer je optimaal gebruik maakt van de technologie die er is. Met een goed boekhoudpakket en zo veel mogelijk automatische koppelingen, wordt er heel veel werk uit handen genomen. Dit vraagt investering in tijd en/of geld, maar het levert je nog veel meer op.

De basis van je boekhouding

e basis van je boekhouding is simpel. Het bestaat uit verkoop, inkoop en bank. Wanneer je deze 3 elementen up to date houdt, vertellen je cijfers je al heel veel.

Verkoopfacturen

Verkoopfacturen maak je in je boekhoudpakket of ze worden automatisch gegenereerd bijvoorbeeld in je webshop. Zorg in het laatste geval voor een automatische koppeling tussen je webshop en je boekhoudpakket. Geef elke factuur een betalingstermijn mee en zorg dat deze ook in je boekhoudpakket wordt geregistreerd. Zo kun je heel makkelijk checken of je factuur op tijd door de klant wordt voldaan.

Inkoopfacturen

Inkoopfacturen krijg je op verschillende manieren binnen. Per post, per mail of fysiek in een winkel. Zorg ervoor dat je alle facturen en bonnen op één plek verzamelt. Je mag zelf kiezen of je alles digitaal of op papier bewaart, maar je moet er wel voor zorgen dat je een goede back-up hebt. De Belastingdienst gaat er niet mee akkoord dat je je administratie niet meer hebt, omdat je computer gecrasht is of je boekhoudpakket failliet.

Tip!

Sla alles op in een map op je computer die regelmatig geback-upt wordt en bewaar het ook in je boekhoudpakket. Daarin kun je alles altijd makkelijk terugvinden. Doe dit ook altijd meteen.

Bonnetjes

Krijg je een bonnetje in de winkel? Maak meteen een foto/scan met de Office Lens App en sla de scan op in je OneDrive. Zo zorg je ervoor dat je bonnetjes nooit meer kwijtraakt. Doe hetzelfde met de post en sla facturen die je op de mail hebt gekregen één keer in de week allemaal op in dezelfde map en altijd met dezelfde benaming. Vanuit die map boek je de bonnen en facturen in je boekhoudpakket.

De bank

Tot slot is er de bank. Met de bank zorg je voor een kloppend geheel. Zorg voor een automatische koppeling tussen je zakelijke bankrekening en je boekhoudpakket of lees je bankafschriften regelmatig in. Vervolgens koppel je alle bedragen aan de inkoop- en verkoopfacturen die je al hebt ingeboekt.

Kun je af- of bijschrijvingen niet koppelen? Dan ben je waarschijnlijk vergeten de factuur in te boeken. Of het gaat om een privéboeking of kosten waarvan je geen factuur hebt. Van bankkosten heb je bijvoorbeeld geen factuur nodig.

Wanneer je alle betalingen en ontvangsten hebt geboekt, kun je in het debiteurenoverzicht zien welke klanten jou nog moeten betalen. Hier kun je nu actie op ondernemen. In het crediteurenoverzicht zie je welke leveranciers jij nog moet betalen. Deze betalingen kun je voldoen.

Welke uitleg over boekhouden heb je nog meer nodig?

De basis van de boekhouding bestaat, zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, uit inkoop, verkoop en bank. Maar er is natuurlijk nog meer. Denk daarbij onder andere aan de belastingen, investeringen en personeelskosten. Dit zijn onderdelen waar ondernemers meestal hulp bij vragen. Het kost een ondernemer vaak te veel tijd om zich in deze onderwerpen te verdiepen en er kunnen snel fouten gemaakt worden.

Gelukkig is dit relatief gezien maar een klein onderdeel van de boekhouding en buiten de personeelskosten zijn het geen onderwerpen die je altijd up to date moet houden om voldoende inzicht te hebben in je boekhouding. Het is vaak prima om dit eens per kwartaal of een keer per jaar bij te werken. Vaak loont het zich juist ook om dit uit te besteden, omdat een boekhouder precies weet hoe je zo optimaal mogelijk gebruik kunt maken van de vele fiscale regels die er zijn.

Zo hoef je zo min mogelijk belasting te betalen.

Uitleg over boekhouden samen is het leuker

Processen aanpakken

Zoals ik aangaf, begint je administratie bij je boekhouding. Maar er is nog meer dan dat. Het registreren van je kilometers en uren is daar een voorbeeld van. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het bijhouden van afspraken met klanten, to do lijstjes, het uitvoeren van betalingen, het managen van je cashflow en je marketingacties en het effect daarvan. Hoe je al deze processen aanpakt, inricht en uitvoert is bepalend voor hoeveel tijd het je kost en wat het je oplevert.

Urenregistratie hoort ook bij je boekhouding

Waarom zou je je uren bijhouden? Het lijkt een heel gedoe, maar wanneer je aan kunt tonen voor de Belastingdienst dat je minimaal 1225 uur in je onderneming werkt per jaar, levert je dat ontzettend veel ondernemersvoordelen op waardoor je behoorlijk minder belasting betaalt.

Dat is reden 1, maar een andere belangrijke reden is het inzicht dat het jou geeft. Als jij weet hoe veel tijd je besteedt aan een klant, aan een opdracht of aan taken als marketing en administratie, kun jij veel beter de afweging maken of een opdracht of klant voor jou winstgevend genoeg is geweest en of je bepaalde taken beter uit kunt besteden.

Hoe houd je je urenregistratie bij?

Er zijn verschillende manieren om je urenregistratie bij te houden. Met TimeMate is jouw urenregistratie gekoppeld aan jouw Google Agenda. Met Toggl kun je je uren bijhouden via de app, met een timer of door achteraf je uren in te voeren. Je kunt natuurlijk ook een Excel sheet gebruiken.

Welke app je ook gebruikt, kies een app die voor jou gebruiksvriendelijk is, maar belangrijker nog: richt de app in op een manier die bij jou past en jou het inzicht geeft dat je nodig hebt. Is het voor jou belangrijk om te weten voor welke klant je hebt gewerkt? Of voor welk project? Wil je onderscheid maken in marketing, administratie, studie, reistijd, enz.? Het gaat erom wat jij nodig hebt om te kunnen sturen en keuzes te maken. Een goede inrichting is het halve werk en geeft jou inzicht.

Hoe houd je je kilometerregistratie bij?

Ook voor je kilometers geldt dat je dit op verschillende manieren bij kunt houden. Waarom zou je je kilometers ook alweer bijhouden? Als je een auto in privébezit hebt, mag je voor iedere zakelijke kilometer die je maakt €0,19 aftrekken als kosten. Dat scheelt je aan het eind van het jaar toch weer een stukje inkomstenbelasting. Bovendien geeft het bijhouden van kilometers jou inzicht in het aantal kilometers dat je rijdt en kun je voor jezelf de afweging maken of dat acceptabel is, of dat je afspraken toch anders wilt plannen. TimeMate houdt niet alleen je urenregistratie bij, maar ook je kilometerregistratie. Je kunt ook je kilometers bijhouden in een schriftje in de auto, of in Excel.


Tools en apps voor boekhouden

Naast apps voor uren- en kilometerregistratie zijn er nog veel meer tools en apps die het leven van een ondernemer makkelijker en meer gestructureerd maken. Denk bijvoorbeeld aan Trello, Mailchimp, Datumprikker, Slack en Mollie. Wil je weten hoe deze apps werken en wat je er allemaal mee kunt? In de Online Tool Academy worden deze apps en nog veel meer volledig uitgelegd.

Structuur bij het boekhouden

Hoe vervelend het ook klinkt, als je wilt bouwen aan een financieel gezond bedrijf, vraagt dat om consequent acties uit te voeren die werken. Het vraagt om betrouwbaarheid van jou als ondernemer naar je klanten toe. Dat betekent dat structuur gewoon nodig is.

Structuur helpt je om je klanten optimaal te kunnen helpen door ze proactief te benaderen en afspraken na te komen. Het helpt om rust te creëren in je hoofd, zodat jij gefocust kunt werken aan en in jouw bedrijf. Het helpt om jouw dromen en doelen te realiseren. Maar… dan is het wel belangrijk dat de structuur bij jou past. Zo verspil je geen tijd, energie en geld aan dingen die te weinig opleveren.


Uitleg over boekhouden hoe registreer je gemakkelijk

Ritme bij het boekhouden

Ritme is een vorm van structuur en zorgt ervoor dat taken zich niet onnodig opstapelen. De boekhouding is daar een heel goed voorbeeld van. Als je boekhouding niet up to date is, weet je niet hoe je er financieel voor staat, vergeet je facturen te betalen en jouw klanten te herinneren aan hun betaling en kijk je als een berg tegen het moment op dat de Belastingaangifte weer gedaan moet worden. Wanneer je in een vast ritme je boekhoudtaken dagelijks, wekelijk en maandelijks doet, wordt het bijhouden een fluitje van een cent en hoef je er niet meer tegenop te zien.

Wat vertellen je cijfers je dan precies?

Zoals ik al schreef, geeft jouw administratie je eindeloos veel informatie, mits je het goed hebt ingericht. Je weet bijvoorbeeld:

  • Hoeveel geld je uitgeeft aan marketing. Door dit bedrag af te zetten tegen je omzet, kun je bepalen of het de investering waard was
  • Hoe veel tijd je kwijt bent aan het bijhouden van je boekhouding. Dit kan de keuze of je wilt overstappen op een ander boekhoudpakket of een deel wilt uitbesteden een stuk makkelijker maken.
  • Wie jouw best betalende klant is en hoe afhankelijk je bent van de omzet die deze klant genereert
  • Wat de marge is tussen inkoop en verkoop. Hoe verder je dit per productsoort splitst, hoe beter je kunt zien wat je meest winstgevende producten zijn. Door daar je marketing op te richten, verhoog je je marge en daarmee je winst.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden, je kunt er zelf vast nog veel meer bedenken. Deze informatie helpt je om keuzes te maken voor de toekomst. Zo bouw je steeds verder aan een financieel gezond bedrijf.

Welke informatie zou jou helpen om verder te bouwen aan jouw bedrijf?

Ben jij ook op zoek naar de balans tussen betekenisvol zijn, impact maken en een financieel gezond bedrijf hebben waar je lekker van kunt leven? Dan is de focusdag Master Your Finance zeker iets voor jou! Enter your text here...

Dit vind je misschien ook interessant:

Review: voor jezelf zorgen als ondernemer

Review: voor jezelf zorgen als ondernemer

Hoe investeer je slim?

Hoe investeer je slim?

Het derde kwartaal van dit jaar zit erop

Het derde kwartaal van dit jaar zit erop

Wil jij je boekhouding zó inrichten, dat jij de juiste financiële keuzes maakt voor je bedrijf?


>